Sjekkliste før oppstart av privat praksis

1. Du trenger et firma!

Oppstartsprosessen avhenger av organisasjonsformen du velger, men siden de fleste privatpraktiserende terapeuter velger enkeltpersonforetak (ENK), vil vi fokusere på dette alternativet her. ENK passer for deg som ønsker å jobbe privat ved siden av en fast jobb eller jobbe fulltid privat uten ambisjoner om å vokse til et større firma, ha ansatte eller gjøre risikable investeringer.

Som enkeltpersonforetak er bedriften direkte knyttet til deg som person, og etternavnet ditt må derfor være en del av firmanavnet. For eksempel, hvis navnet ditt er Sigmund Freud, kan firmaet ditt registreres som "Freud psykologtjenester", men ikke som "Stjernepsykologen" eller "SF-klinikken". Du kan imidlertid markedsføre deg som "SF-klinikken" på nettsiden din eller på skiltet til kontordøren din.

For å registrere ditt ENK, besøk altinn.no og velg skjemaet "Samordnet registermelding". Fyll ut skjemaet og send det inn. Du vil motta en bekreftelse på innsendt melding i innboksen din i Altinn og bli registrert i Enhetsregisteret med tildelt organisasjonsnummer. Denne prosessen er helt gratis.

‍

2. Oppstartskapital

Så langt har ikke oppstarten kostet deg noe, og som enkeltpersonforetak er du i den heldige posisjon at selve etableringen av firmaet, så å si er gratis. Det er ingen krav til innskutt egenkapital, som det er i et AS, og har du allerede et kontor til rådighet fordi du jobber deltid hos en annen oppdragsgiver, eller du jobber med videokonsultasjoner hjemmefra, så er det jo nå svært lite du trenger videre også. 

Om du derimot skal ha en mer selvstendig praksis, er det kanskje verdt å tenke litt nøyere gjennom hvor stor buffer du trenger i forkant av oppstarten. Mange opplever en periode med lavere inntekter i begynnelsen, og kan også ha større utgifter. Oppstartskapital er derfor viktig for å dekke uforutsette utgifter og opprettholde økonomisk stabilitet. Planlegging er nøkkelen.

‍PS: Selv om det ikke er et krav å ha en egen bedriftskunde i banken for ENK, kan dette være veldig lurt, spesielt hvis du planlegger å jobbe fulltid i privatpraksis. Dette vil hjelpe deg med å skille mellom privatøkonomi og bedriftens økonomi.

‍

3. Meldeplikt til kommune (og arbeidsgiver)

Du må melde fra til kommunen at du starter en helsetjeneste i samsvar med helsepersonelloven § 18 (1). Dette gjelder uavhengig av praksisens størrelse. Meldeplikten gir myndighetene oversikt over helsepersonelldekningen i området og mulighet til å iverksette styringstiltak ved behov.

Meldingen til kommunen skal inneholde navn, adresse, kontaktinformasjon, praksisstørrelse og informasjon om finansiering (helprivat, delvis refusjon osv). Det er ingen spesifikke krav til meldingens format, men den må sendes til riktig kommune. Enkelte kommuner har egne meldeskjemaer til dette formål, men i de fleste tilfeller går du bare inn på kontaktsidene til kommunen, og sender inn et generelt henvendelsesskjema. De vil da sende det videre til rett instans. 

Du har også en plikt til å informere arbeidsgiveren din om bierverv, engasjementer eller lignende som kan komme i konflikt med hovedarbeidsgivers interesser dersom du jobber deltid.

‍

4. Journalsystem

‍Du har ansvar for å etablere og opprettholde et pasientjournalsystem i henhold til forskrift om pasientjournal § 4. Dette innebærer at du må inngå en avtale med en leverandør av et journalsystem. Journalsystemet skal ha programmer og kommunikasjonssystemer som oppfyller lovverkets krav til sikkerhet og taushetsplikt.‍

For de fleste i dag, er det nok sannsynligvis ikke nødvendig å nevne, at hovedregelen for journalen, er at den skal føres elektronisk,og ikke på papir. Men planlegg gjerne hvordan du vil håndtere pasientjournalene dine, spesielt hvis du blir syk eller må avslutte praksisen. Lag kollegaavtaler for å ivareta sensitive opplysninger ved sykdom eller uforutsette hendelser.

Det finnes mange leverandører av journalsystemer med varierende grad av kompleksitet. Konfidens har utviklet et system som er skreddersydd behovene til psykologer og terapeuter i privat praksis og med et spesielt fokus på brukervennlighet. Du kan opprette en gratis konto og teste systemet selv her.

‍

5.  Personvern 

• Lydisolasjon og lokaler: Vær særlig oppmerksom på lydisolasjon når du velger lokaler, og test dette grundig. Sørg også for en tydelig avtale med utleier om varsling av støy, slik at du slipper å bli avbrutt av en øredøvende drønn fra naboens murbor, på verst tenkelige tidspunkt i terapitimen. Ta hensyn til eventuelle innsyn fra utsiden (bygg i nærheten, vinduer), og ha en plan for hva du vil gjøre med dette.
• Håndtering av sensitive opplysninger: Det er viktig å ha en sikker prosess for makulering av dokumenter og notater. Unngå å sende sensitive opplysninger per e-post eller SMS, da dette kan være sårbart for uautorisert tilgang. Sørg også for å rydde i, og slette e-posten din med jevne mellomrom.Sørg for en sikker plattform for elektronisk kommunikasjon. Digipost er et godt alternativ, og her kan man også sende fysiske brev, dersom mottaker ikke har en digital adresse. Konfidens er utviklet for å spille godt på lag med Digipost for sending av brev. Du finner en guide på dette her.
• Opptak av samtaler: Noen ganger kan det være nyttig å ta opp samtaler for opplæring eller veiledningsformål. Sørg for å innhente samtykke fra klientene dine før du gjør opptak, og lagre opptakene sikkert. De samme kravene for sikker plattform gjelder også for videosamtaler. Her finnes det flere alternativer, men for de som ønsker en mest mulig sømløs arbeidshverdag kommer Konfidens med et fullt integrert og sikkert system for videosamtaler.

‍

6. Forsikringer 

• Alle som gir helsehjelp utenfor det offentlige, må betale tilskudd til Norsk pasientskadeerstatning (NPE). Dette tilskuddet fungerer som en form for forsikring som dekker både saksbehandling og erstatning til pasienter ved klager som blir godkjent. Beregningen av tilskuddet avhenger av antall årsverk. Sørg for å melde inn din praksis til NPE senest en uke etter at du har begynt å yte helsehjelp.
• Utover det anbefales det å ha ansvarsforsikring, som dekker erstatningskrav fra klienter eller andre. Ansvarsforsikring kan man få via fagforeninger som Norsk Psykologforening, Legeforeningen eller Norsk Sykepleierforbund, for et lite tillegg i medlemsavgiften. Du kan også tegne avtale med private firmaer, uavhengig av om du er helsepersonell eller ikke. 
• Vurder også om du skal ha sykeforsikring. Har du ENK betaler du ikke arbeidsgiveravgift, men får da heller ikke rett til dagpenger, eller full utbetaling av sykepenger (du får 80% utbetaling fra dag 17).  Det lønner seg sjelden å gå for full forsikring med 100% utbetaling fra første sykedag, men andre ordninger kan være aktuelle. 

PS: Det er de siste tre årene som legges til grunn, så har du hatt lav inntekt i oppstartsfasen, vil dette kunne påvirke sykepengegrunnlaget. I tillegg må du huske på å få legeerklæring, eller ta kontakt med NAV, fra første sykedag.

‍

7. Hvordan ta betalt

Når du bestemmer takst, husk å inkludere informasjon om eventuelt tilleggsarbeid du vil ta betalt for, og ta stilling til dette på forhånd. Å ha en klar prisstruktur vil bidra til å unngå forvirring og misforståelser med klientene dine. Husk også å ta stilling til eventuelle avbestillingsgebyr, og informere tydelig om dette.

Dersom klientene dine betaler umiddelbart med kontanter, betalingskort eller mobile betalingsløsninger som Vipps, kalles dette kontantsalg. Ved kontantsalg, må du ha et kassasystem. Et kassasystem er en datamaskin eller et program som hjelper til med å registrere og administrere salg. Hvis du ikke har et godkjent kassasystem, må du sende faktura. Det er forskjell mellom kredittfaktura og kontantfaktura. Kredittfaktura vil si at kjøper betaler i etterkant av salget. Kontantfaktura er når kjøper betaler der og da. 

Dersom du i all hovedsak bruker kredittfaktura, men vil ha direkte betalt (kontantsalg) for enkelte utførte tjenester, kan du benytte deg av kontantfaktura. Kontantfakturaer kan brukes for alle kontantsalg, uavhengig av beløpets størrelse, men det er strenge regler for hvordan det skal benyttes. Den må blant annet inneholde klientens navn og adresse. Ved feil bruk av kontantfaktura kan dette tolkes som et forsøk på å unndra seg kravet til å bruke kassasystem, og du risikerer sanksjoner. Skal du bruke kontantfaktura anbefales det derfor å sette seg godt inn i regelverket på forhånd. 

Dersom du tilbyr tjenester som anses som helsehjelp, vil du som hovedregel være unntatt fra merverdiavgift (moms). Dette gjelder stort sett alle som er autorisert helsepersonell. Det er da viktig å sørge for at systemene dine ikke automatisk legger til moms, da dette kan resultere i bøter. Kvitteringene dine skal ikke inkludere moms hvis tjenestene dine er momsfrie.

Dersom du ikke er autorisert helsepersonell, vil for eksempel coaching og rådgivning være momspliktige. Dette betyr i praksis at en som ikke er autorisert helsepersonell kan tilby samme type metoder, som en lege og en psykolog, men likevel være momspliktige. Se dette innlegget på siden til Norsk Forening for Kognitiv Terapi for litt mer informasjon dersom dette kan gjelde deg. For helsepersonell finnes det også noen gråsoner. For eksempel vil oppdrag knyttet til forskning kunne være momspliktige. Omvendt finnes det også unntak for de som ikke er autorisert helsepersonell. Det er derfor lurt å dobbeltsjekke med regnskapsfører, revisor eller Skatteetaten dersom du er i tvil om varer eller tjenester du tilbyr er momspliktige eller ikke. Du kan også ta en titt i Skatteetatens merverdiavgiftshåndbok.

‍

8. Rapportering til Skatteetaten

I et enkeltpersonsforetak regnes du som både privatperson og bedrift, så du kan ikke være ansatt hos deg selv. Dette betyr at du ikke mottar lønn på vanlig måte. I stedet disponerer du overskuddet fra foretaket og kan ta ut midler til privat forbruk, kalt privatuttak.

Det er overskuddet du betaler skatt av, ikke den totale inntekten. Skattesatsen kan være litt høyere enn vanlige ansattes lønnsskatt, men du kan dra nytte av skattefradrag for de fleste driftskostnader. Det er viktig å sette av midler til å dekke skatt da denne skal betales forskuddsvis, og det anbefales også å ha en egen konto for dette i nettbanken. Du kan gjøre deg bedre kjent med regelverket for beregning og innmelding av skatt på Altinn sine nettsider. 

Resultatene i firmaet rapporteres inn til Skatteetaten ved hjelp av det som tidligere var kjent som "næringsoppgaven". Fra og med 2024 vil næringsspesifikasjonen erstatte den tidligere næringsoppgaven. Det kommer da til å hete Skattemelding med næringsspesifikasjon. Dette er en oversikt over foretakets aktiviteter, inkludert kjøp og salg i løpet av regnskapsåret som skattemeldingen gjelder for. Informasjonen i næringsspesifikasjonen brukes som grunnlag for skatteberegningen. Dersom du har andre lønnsinntekter ved siden av enkeltpersonforetaket ditt, vil dette påvirke skatten i ENK.

PS: Forventer du å ha underskudd det første året, trenger du ikke sende inn et skjema for beregning av forskuddsskatt. I stedet rapporterer du underskuddet i skattemeldingen din.

‍

9. Pensjonssparing

Det er viktig å være klar over at du selv må sette av penger for pensjon dersom du har ENK og å trekke dette av på skatten. De fleste ansatte i Norge har en bedre pensjonsordning enn den alderspensjonen som tilbys gjennom Folketrygden. Dette skyldes at arbeidsgivere er pålagt å opprette en obligatorisk tjenestepensjon (OTP) for sine ansatte. Hvis du driver ditt eget ENK, må du klare deg med pensjonsutbetalingene fra Folketrygden med mindre du selv oppretter en tilleggspensjonsordning

Du tjener opp alderspensjon i folketrygden ut fra den inntekten som står i skattemeldingen. Den kalles for pensjonsgivende inntekt. 

PS: Sykepengegrunnlaget baseres på den pensjonsgivende inntekten din, altså ikke den totale inntekten til selve firmaet.

‍

10. Regnskap

Driver du ENK, og du ikke har andre ansatte, slipper du som regel å levere årsregnskap (regnskapsplikt), men det er som regel krav om at du fører regnskap (bokføringsplikt). Du kan velge å føre regnskapet selv, men om du ikke har erfaring med regelverket, kan det være lurt å få hjelp fra en regnskapsfører, i alle fall i oppstartsfasen.

Bokføringsloven krever at regnskapet ditt er oppdatert før hver regnskapsfrist og senest hver fjerde måned. Enda bedre er det å føre regnskap jevnlig, for eksempel hver uke eller måned. Å etablere gode regnskapsrutiner fra starten av er som regel det lureste. Hvis årlig omsetning er under 50 000 kroner, er du ikke pålagt å føre fullstendig regnskap, men det er likevel anbefalt. Du må uansett dokumentere inntekter og kostnader samt oppbevare alle fakturaer, kvitteringer og lignende. 

Uavhengig av inntektsnivå, anbefales det altså å ha et regnskap, og uavhengig av faktiske frister, anbefales det å føre jevnlig. 

Det er også viktig å være klar over at bilag og annet regnskapsmateriale skal oppbevares i 5 år. Hvis du velger å oppbevare dette elektronisk, må du sørge for sikkerhetskopiering. Når sikkerhetskopiene er på plass, kan du kaste papirene, men materialet må være tilgjengelig i hele den lovpålagte oppbevaringsperioden. Det er flere regnskapsprogrammer å velge mellom. Selv har jeg god erfaring med Tripletex, men det finnes også flere andre alternativer som for eksempel Fiken eller Conta, for å nevne noen.

‍

11. Faglig nettverk og støtte

Det kan fort bli ensomt når du driver for deg selv. Hvis du vil bli del av et større kontorfellesskap eller leie deg inn som konsulent, har du allerede en god sikring mot dette. Uansett er det greit å ta stilling til hvor mye du trenger av påfyll og veiledning utenfra, og å legge inn dette i budsjettet. Det kan også være kostnader knyttet til kurs, veiledning, faglitteratur, bøker eller foredrag, som kan være greit å få inn i budsjettet.

‍

Håper denne sjekklisten var til hjelp og at du nå føler deg litt bedre forberedt på oppstarten av din private praksis. I tillegg til punktene over kan det være lurt å få en god rutine for den daglige administrasjonen av klienter, timeavtaler og journaler. Konfidens inneholder alle funksjonene du trenger på dette området. Du kan opprette en gratis konto og prøve systemet selv her. Har du spørsmål vedrørende oppstart av privat praksis? Send oss en e-post til hei@konfidens.no så hjelper vi deg i gang!

💡 Lurer du på hvordan du skal markedsføre deg, og hva som lønner seg? Du kan lese mer om dette her.